Cuando se detecta un fraude, el tiempo se convierte en un factor crítico. Actuar con agilidad permite contener las pérdidas económicas. Además, es clave para preservar la evidencia que sustentará la investigación. La norma ISO 37003 establece un marco detallado para que la respuesta ante los incidentes de fraude sea estructurada.
La contención del daño es la primera acción crítica. Implica:
- identificar rápidamente a los implicados,
- bloquear las cuentas bancarias afectadas y
- revocar accesos para evitar fugas adicionales.
Antes de activar el plan de respuesta y recuperación:
- se evalúa el impacto del incidente,
- se protegen documentos físicos en riesgo y
- se suspenden los accesos de trabajadores sospechosos.
Simultáneamente, se preserva la evidencia digital con personal cualificado y se documentan todas las acciones para garantizar la trazabilidad y el respaldo posterior.
Posteriormente, la organización debe iniciar la investigación formal de una denuncia. La norma advierte que las motivaciones personales del denunciante no anulan la acusación si existen hechos que justifiquen la investigación. Los procedimientos disciplinarios deben estar claramente definidos y se deben aplicar con criterios de equidad, contemplando sanciones como amonestación, despido, degradación o multa. Para garantizar la imparcialidad, las funciones de investigación y de sanción deben estar separadas.
Adicionalmente, la gestión de crisis es central en la respuesta. ISO 37003 propone activar un protocolo con los roles claros y comunicación planificada, asignando funciones específicas al equipo de comunicación. Todos los incidentes se reportan por los canales internos establecidos, incluso si la alta dirección ya los conoce. Este enfoque asegura transparencia, trazabilidad y coordinación efectiva.
Finalmente, cada incidente se debe registrar en un sistema formal que incluye:
- la fecha y hora de reporte y detección,
- tipo de evento,
- forma de detección,
- valor de la pérdida y
- acciones adoptadas.
Más allá de su función documental, este registro proporciona aprendizajes que permiten reforzar controles y prevenir recurrencias.
Responder al fraude con rapidez, rigor y transparencia no es solo una reacción ante la crisis, sino una parte esencial del sistema de gestión del control de fraude. Integrar protocolos claros, personal capacitado y procesos documentados fortalece la capacidad de la organización para proteger sus activos, su reputación y su integridad a largo plazo.
Este artículo acompaña al Episodio 8 de la serie de videos sobre la ISO 37003, que publicamos en el canal de YouTube de la Asociación ICPF. Todos los episodios de la serie tienen un artículo complementario disponible en nuestra página web.
Mire el video aquí: https://youtu.be/VjNi_GEG1FI?si=nBRw4NjbnkMJhTHF
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